Viết một email tốt để nhận được phản hồi cho dù đó là cho một công việc mới hoặc đạt được khách hàng mới cũng tương tự như chiến lược tiếp thị trực tuyến thành công, và các yếu tố khác nhau (như tối ưu hóa trang, phát triển nội dung, truyền thông xã hội, xây dựng liên kết, v.v.) có ảnh hưởng tới kết quả.

Hầu hết các email đã trở thành giống như quảng cáo bằng giấy trong hộp thư. Mọi người nhận được rất nhiều người trong số họ mỗi ngày và loại bỏ chúng mà không cần nhìn vào chúng. Nếu email của bạn thực sự quan trọng và cần phản hồi, email đó phải có ý nghĩa đối với người nhận và nổi bật so với email còn lại. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét các yếu tố quan trọng để đưa vào viết email hiệu quả để tăng tỷ lệ phản hồi.

1. Sử dụng các dòng chủ đề hấp dẫn và cá nhân hóa chúng:

Không có gì khó chịu hơn nhưng việc nhận email có tiêu đề là “Xin chào” hoặc “Bạn khoẻ không?”, Vì mọi người có thể nhận được số lượng lớn chúng hoặc chúng có thể bị nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email của người nhận coi là spam. Theo ConvinceandConvert.com, 35% người nhận chỉ mở email dựa trên dòng chủ đề. Vì đó là nội dung đầu tiên người nhận nhìn thấy trên thiết bị của họ, dòng chủ đề cần phải hấp dẫn và súc tích. Chúng cũng cần phải có ý nghĩa. Đánh lừa chủ đề không phải là một tùy chọn vì chúng có thể được đọc nhưng bị hủy ngay lập tức nếu tiêu đề hoàn toàn khác với nội dung của email. Bao gồm tên đầu tiên của người nhận trong dòng chủ đề cũng là một sự chú ý tốt. Trong trường hợp bạn gửi các bản tin thường xuyên, việc thêm ngày ở cuối dòng là một ý tưởng hay để phân biệt chúng trong các tìm kiếm từ quan điểm của người nhận.

Ví dụ sử dụng các dòng chủ đề hấp dẫn và cá nhân hóa:

• Peter, quan điểm của bạn về dự án của tôi sẽ tăng thêm giá trị to lớn

• Bob, cảm kích sâu sắc nếu bạn có thể tham gia hội nghị tiếp theo của tôi

• Giúp kết nối với John Doe để phát triển kinh doanh

2. Độ dài email

Tùy thuộc vào bản chất của email, độ dài của nó đóng một vai trò quan trọng. Đối với dòng chủ đề, nội dung của email cần súc tích nhưng chính xác để kích hoạt các phản ứng dự định. Cố gắng tránh các câu đơn hoặc các email lộn xộn. Các cách sắp xếp tốt thường được chia thành hai đoạn văn, vì nó được cân bằng trực quan và dễ chịu để đọc.

3. Cá nhân hóa dòng lời chào của bạn

Nghiên cứu riêng bạn để tìm ra tên của người bạn đang cố gắng tiếp cận, vì nó sẽ cho thấy rằng bạn thực sự đặt một số nỗ lực để tiếp cận đúng người. Kỹ thuật “tự giác” này đặc biệt khả thi khi bạn đang tìm kiếm một công việc. Thay vì “Quản lý tuyển dụng thân mến” thông thường, hãy bắt đầu với tên đầu tiên bạn tìm thấy như “Xin chào Kimberley”. Hơn nữa, cơ hội nhận được câu trả lời được nhân với gần 2 khi có nhiều người nhận trong các trường “Tới” và “CC”, theo Yesware.com. Ví dụ: nếu bạn đang tìm kiếm vị trí tiếp thị, bạn có thể gửi “thư động lực” cùng với hồ sơ của mình cho người phụ trách tuyển dụng và người tiếp thị giám sát bộ phận.

4. Đoạn đầu tiên

Đoạn này sẽ thu hút người nhận để anh ấy/cô ấy muốn tiếp tục đọc thư từ cho đến khi kết thúc giống như mười phút đầu tiên của bất kỳ bộ phim hay nào. Giống như dòng lời chào, một số nghiên cứu cần được thực hiện về người bạn đang liên hệ, vì đoạn đầu tiên sẽ chỉ nói về người nhận để có được gần gũi hơn với anh ta/cô ấy trong đoạn sau.

Ví dụ:

• Thật là vui để đọc báo cáo của bạn về kinh doanh tại Thái Lan. Tôi đã tìm hiểu thêm về nó trong bài viết bạn vừa xuất bản và tôi tin rằng bạn là người phù hợp tôi có thể liên hệ để tư vấn về liên doanh kinh doanh của tôi.

5. Đoạn thứ hai – Nói vào ý chính

Như bạn đã bộc lộ nghiên cứu và công nhận của bạn cho người nhận, đây là thời điểm hoàn hảo để đề cập trực tiếp và nói những gì bạn cần để truyền đạt một cách chính xác. Cho biết những gì bạn đã làm hoặc đang cố gắng làm và giải thích mục đích của email của bạn.

Ví dụ:

• Tôi muốn mở một doanh nghiệp tiếp thị ở Thái Lan. Tôi đã liên lạc với một số ngân hàng để mở một tài khoản kinh doanh nhưng tôi tự hỏi làm thế nào để tiến hành, như tôi chưa có mã thuế.

6. Phần cuối

Thông thường, phần kết thúc bao gồm một hoặc hai câu sẽ tóm tắt mục tiêu đằng sau tương ứng với một cách thức lịch sự.

Thí dụ:

Tôi rất thích nếu bạn có thể chia sẻ với tôi một số lời khuyên pháp lý về cách tiến hành để tôi có thể bắt đầu nộp đơn xin giấy phép lao động của tôi.

Mong muốn được nghe từ bạn!

Trân trọng,

<Tên người gửi>

7. Chọn thời điểm tốt nhất để gửi email

Bây giờ, email của bạn đã sẵn sàng để gửi, điều đó không nhất thiết có nghĩa là bạn nên gửi email ngay lập tức. Theo Yesware.com đã tiến hành nghiên cứu hơn nửa triệu email trong quý đầu tiên của năm 2014, việc gửi email vào cuối tuần làm tăng tỷ lệ phản hồi lên gần 7 điểm. Nói cách khác, 45,8% số thư điện tử đã gửi được trả lời. Một lời giải thích hợp lý là mọi người có xu hướng nhận ít email hơn vào cuối tuần và thư từ đó có nhiều khả năng nổi bật hơn và thu hút nhiều sự chú ý hơn.

Tuy nhiên, trong trường hợp bạn cần gửi email vào những ngày làm việc bình thường, cùng một nghiên cứu cho thấy rằng trong khi không có ngày tốt nhất để gửi email, bạn nên gửi tin nhắn sớm vào buổi sáng và buổi tối khi sự cạnh tranh thấp. Tùy thuộc vào loại email và đối tượng, chiến lược này có thể làm tăng cơ hội thành công trong việc nhận thư của bạn được trả lời.

Xem cách tăng tỷ lệ phản hồi email của bạn

Mặc dù chiến lược này không đảm bảo tỷ lệ phản hồi 100%, vì cuối cùng điều này phụ thuộc vào người nhận email để trả lời, chúng tôi nhận thấy rằng việc sử dụng phương pháp được mô tả có thể hữu ích vì nó đã tăng tỷ lệ phản hồi email của chúng tôi lên 50%.

Xin vui lòng chia sẻ ý tưởng và chiến lược của bạn trong phần bình luận bên dưới. Nếu bạn cần tư vấn tiếp thị, bạn có thể liên hệ với tác giả của bài viết này.